Agenda ALV 2025

Datum : dinsdag 10 juni 2025
Locatie : vergaderzaal Beers&Barrels Veilinghavenkade 167
Inloop vanaf : 19.30 uur
Aanvang (ALV) : 20.00 uur

Toelichting: door de ALV formeel vast te stellen besluiten zijn in onderstaande agenda specifiek
aangegeven met de term ‘besluit’. Overige agendapunten zijn ter informatie.

Woord vooraf:
De agenda van deze ALV bevat dit jaar enkele formele besluitpunten zoals verslag (agenda punt 5),
jaarrekening (agenda punt 8), het MJOP (agendapunt 9), begroting (agenda punt 10) en het mandaat
aan het bestuur (agendapunt 11).
Het belangrijkste inhoudelijke agendapunt met een besluit gaat over de vervanging van het
intercomsysteem (agendapunt 7).

Op de website www.veilingtuin.nl vindt u alle stukken (behalve de financiële bijlages, die worden
door Intrema verstuurd). Alles wat we daar presenteren en vertellen is in onderstaande toegelichte
agenda al opgeschreven.
U kunt ook een volmacht aan het bestuur of een andere lid meegeven.


AGENDA
1. Opening van de vergadering, benoeming voorzitter vergadering, vaststellen van de agenda.

2. Vaststellen van het aantal stemmen
Zie bijlage 1 voor volmacht- en stemformulier. Er zijn 73 stemmen nodig voor een besluit.

3. Rooster van aftreden en aantreden bestuursleden
Er zijn geen aftredende bestuursleden. Er zijn geen aanmeldingen voor nieuwe bestuursleden.

4. Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken en mededelingen. Eventueel nagekomen stukken en
mededelingen wordt in de vergadering mondeling ingebracht.

5. Vaststellen notulen van de vergadering van bewoners d.d. 3 december 2024 (zie bijlage 2)
5.1. Toelichting op acties en afspraken
5.2. Vaststellen notulen ALV 3 december 2024 [besluit]

6. Terugblik op onderhouds- en beheeractiviteiten in 2025 en vooruitblik voor 2026.
Toelichting op de onderhouds- en beheeractiviteiten van het tuinbestuur door middel van een
presentatie. Deze zal na de vergadering worden nagezonden (bijlage 3).

7. Vervanging intercomsysteem
7.1. Toelichting op vervanging intercomsysteem
7.2. Vaststellen:
a. Besluiten tot het vervangen van het intercomsysteem [besluit]
b. Bestuur machtigen tot het opdracht verlenen aan Folkers Toegangstechniek voor de
levering en installatie van een nieuw intercomsysteem [besluit]
c. De verdeling van de kosten over [besluit]:
• Woningeigenaren voor de aanschaf en installatie van een huisintercom en door
de eigenaren te kiezen meer-opties.
• De vier VvE’s voor de aanschaf van buiten-panelen bij de portieken.
• De Tuinvereniging (ten laste van het MJOP) voor de aanschaf en installatie van het
centrale systeem en de buiten-panelen bij de poorten.

8. Financieel verslag over het boekjaar 2024
8.1. Toelichting op de jaarrekening (zie bijlage 4):
a. Beantwoording vooraf schriftelijk gestelde vragen
De jaarrekening laat een exploitatieresultaat van € 1874,65 zien. Verder is de jaarrekening 2024 met
was plussen en minnen conform de begroting 2024. Het advies van het bestuur is om het
exploitatietekort toe te voegen aan het reservefonds van het MJOP, gelijk aan voorgaande jaren.

De kascommissie heeft de financiële stukken van 2024 bekeken en er zijn geen onregelmatigheden
aangetroffen. De banksaldi kloppen. De vragen van de kascommissie zijn naar tevredenheid
beantwoord. De ondertekende kasverklaring wordt aan beheerder Intrema toegezonden.

8.2. Vaststellen:
a. Exploitatierekening en dechargeren bestuur voor het gevoerde financiële beleid [besluit]
b. Exploitatieresultaat toe te voegen aan het reservefonds MJOP [besluit]

9. Planmatig onderhoud 2025 /2026 (MeerJarenOnderhoudsPlan, zie bijlage 5):
9.1. Toelichting op aanpassingen MJOP
Ook dit jaar heeft het tuinbestuur in eigen beheer het MJOP geactualiseerd, vooral in verband met
de grote investering in de vervanging van het intercomsysteem. In 2024 heeft al een voorinvestering
in de benodigde nieuwe bekabeling plaatsgevonden, namelijk het deels aansluiten van glasvezel voor
de hofwoningen en het trekken van UTP-kabels voor de appartementencomplexen. Dit deel is
bekostigd uit de reservering voor het vervangen van het intercomsysteem. Voor de overige
investering in de vervanging van het intercomsysteem zijn in het MJOP de bedragen voor het
vervangen van bekabeling en installatie en voor de aanschaf van buitenpanelen de bedragen
opgehoogd tot € 70.627 resp. € 25.000 (samen € 95.627) over. De € 70.627 is in principe eenmalig.
De € 25.000 betreft het aangepaste bedrag om elke 10-15 jaar de buiten-panelen te vervangen.
In 2025 moeten naar verwachting de motoren van de poorten van de Fruitstraat ook vervangen
worden. Dit kunnen we niet meer uitstellen. Dit geldt ook voor onderhoud aan het afwaterings- en
rioleringssysteem. Om in 2025 het reservefonds niet meer te belasten dan kan, zijn enkele posten
doorgeschoven naar 2026 of later. Dit betreffen het onderhoud van trappen en betonranden,
schilderwerk aan de poorten, onderhoud aan draingoten en grind in de A3-strook en het vervangen
van de speeltoestellen.
9.2. Toelichting op (MJOP) werkzaamheden 2025
Conform het MJOP zullen in 2025 de volgende werkzaamheden worden georganiseerd:
• Vervanging van het intercomsysteem
• Vervanging van de motoren van de poorten bij de Fruitstraat
• Inspectie en onderhoud aan het riool- en drainagesysteem
Voor 2026 zijn deze werkzaamheden gepland:
• Onderhoud van trappen en betonranden
• Indien nodig vervanging motoren van de looppoort bij de Beers&Barrels
• Onderhoud aan draingoten, grintstroken en bestrating
• Vervanging van de speeltoestellen
9.3. Vaststellen:
a. Aangepast MJOP [besluit]
b. Uit te voeren (MJOP) werkzaamheden 2026 [besluit]
c. Verlenen van machtigingen tot uitvoeren van werkzaamheden [besluit]

10. Begroting 2026 (zie bijlage 6)
10.1. Toelichting op de begroting, inclusief voorstel verhoging maandelijkse voorschotbijdrage
We hebben de begroting geactualiseerd voor verwachte kostenstijgingen t.g.v. inflatie en
toegenomen kosten voor onderhoud en materialen. Tevens is het nodig om jaarlijks een grotere
donatie te doen aan het reservefonds t.b.v. het MJOP, mede omdat we nu een goed beeld hebben
wat het intercomsysteem kost (ook de vervanging over 13 jaar).
Het bestuur stelt daarom voor om de maandelijkse voorschotbijdragen te verhogen met € 3,- (12%
verhoging), waarvan € 1,50 ter compensatie van de inflatie en € 1,50 ten behoeve van een grotere
donatie aan het reservefonds. Dit is een stijging van 12% van €25,- tot € 28,- per maand. Het bestuur
acht dit nodig en verantwoord, aangezien de afgelopen 3 jaar de maandelijkse voorschotbijdrage
gelijk is gebleven ondanks de hoge inflatie in die jaren.

10.2. Vaststellen:
a. Begroting 2026 [besluit]
b. Vaststellen maandelijkse voorschotbijdragen à € 28,00 [besluit]
c. Ingangsdatum nieuwe voorschotbijdragen per 1 januari 2026 [besluit]

11. Jaarlijkse vaststelling
(wegens regelgeving dienen onderstaande punten jaarlijks besproken c.q. vastgesteld te
worden)
11.1. Vaststelling:
a. Verlenen (of continuering) van een doorlopend mandaat aan het bestuur tot het
verrichten van rechtshandelingen in voorkomende gevallen [besluit]
b. Incassoprocedure:
• 1ste termijn : 30 dagen na factuurdatum - openstaande postenlijst
• 2de termijn : 45 dagen na factuurdatum - herinnering
• 3de termijn : 60 dagen na factuurdatum - aanmaning
• 4de termijn : 75 dagen na factuurdatum - vordering naar incassobureau
[besluit]

12. Aandachtspunten van/door de beheerder
a. Afstemming voorkeursdatum Vergadering van Eigenaars 2024
Het bestuur stelt voor de reguliere ALV 2026 weer in mei/juni 2026 te houden.

13. Rondvraag
U kunt ook digitale of schriftelijke vragen aan het bestuur stellen in het kader van de ALV via
bestuur@veilingtuin.nl of via de brievenbus van Veilingstraat 117. Wij zullen deze vragen en de
antwoorden dan in het verslag van de vergadering opnemen.

14. Sluiting

Bijlagen:
1. Volmacht- en stemformulier
2. Notulen van de vergadering van eigenaars d.d. 3 december 2024
3. Toelichting (presentatie) op de activiteiten van het bestuur 2025
4. Jaarrekening 2024
5. MJOP 2026
6. Begroting 2026